令和5年4月から開始されるケアプランデータ連携システムについてポイントをまとめてみました。
■予定・実績の管理の現状
現在も、紙ベースで行っている事業所は、FAXや郵送、手渡しなどで提供票のやり取りを行っています。ケアマネジャー、サービス事業所とともに送られてきた紙をもとに、自システムに手入力を行っている。パターン取り込みなどで、効率的に予定や実績を入力できるようにはなっているが、転記ミスなどにより、返戻、過誤などの別の業務が発生してしまう場合もある。
■ケアプランデータ連携システムによって効率化
・データでのやり取りになる 紙が不要になり 経費削減 保管文書も減る
・手入力や確認による時間が削減 利用者支援にかける時間増 超過勤務も削減
■料金について
・１事業所あたり（1事業所番号ごと）のライセンス料は年間21,000円（消費税込み）
・ライセンスの有効期間 1年間
・支払方法は、電子請求の証明書発行手数料と同様、国保連合会に請求する介護給付費か
らの差引となりますが、請求書送付による口座振り込みにも対応
■複数の介護事業所を運営している場合のライセンス料はどうなる？
複数事業所を運営している場合であっても、各事業所分のライセンスが必要です。1事業所番号あたり21,000円なので、2事業所なら24,000円です。
■ライセンスと別に電子証明書の発行が必要ってどういうこと？
システムを利用するためのライセンス料とは別に、電子データが間違いなくその事業所のものであることを証明するための証明書です。印鑑が本物であると証明する印鑑証明のようなものですね。
■請求に国保連伝送ソフトを使用しているが、ケアプランデータ連携用の電子証明書は発行が必要か？
すでに端末に電子証明書が存在するため、改めてデータ連携用に証明書を発行する必要はありません。
■メールで添付ファイルを送信するのと何が違うの?
基本的にはメールとあまり変わりません。しかし、個人情報であるケアプランデータをやり取りするには、強固なセキュリティ対策を講じた本システムを利用することで安心安全に送信することが可能となります。
■事業所からのデータの中には実績だけではなくサービス報告書やモニタリングも送受信可能
PDF形式のファイルとして送受信可能です。通所介護護計画書や個別機能訓練計画書なども合わせておくることが可能となる。介護ソフト内でPDFファイルを作成できるものがあればペーパーレス化に繋がります。
■複数事業所があり、国保連への伝送請求は1事業所が代理でまとめて行っている。電子証明書は1事業所分のみだが、その他の事業所分の証明書料金が必要になりますか？
その他事業所ごと（事業所番号ごと）のデータ連携用の証明書の発行が必要となりますが、料金は無料です。
■請求に国保連伝送ソフトを使用しておらず、その他のソフトで伝送を行っているため電子証明書の発行を行っていない。ケアプランデータ連携用の証明書を発行するためには、別途料金がかかりますか？
料金はかかりません。ケアプランデータ連携用の証明書の発行は必要になりますが、無料で発行が可能。
■CSVファイルってよく聞くけどどんなファイル？カンマ区切りのデータファイルです。必要なデータが決められた順番に並んで入力されています。システムに多く用いられるファイル形式です。
■まとめ
結論からいくと、導入するべき。の一拓です。しかし、導入メリットはたくさんあっても、ライセンス料が必要であることは痛手かもしれません。居宅介護支援事業所、各サービス事業所のシステム導入は、国が思うようなペースでは、進まないと予測できます。世の中のさまざまなプラットフォームやSNSが無償で開始できるように、介護業界の未来のため、無償でサービス導入できるようにしてもらいたいものです。
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