送迎情報の共有　4つの方法とリマインドの重要性

送迎に関する情報は、氏名・住所・電話番号、車椅子や歩行器の有無、時間の制限、注意点（薬の確認、荷物の確認、鍵の施錠、座席位置）などさまざまありますね。

ここでは送迎に関する情報の共有のための効果的な4つの方法をご紹介します。

デイサービス業務において、送迎はとても重要です。安全な運行、利用者やご家族の信頼関係の構築、サービス提供の時間に大きく影響します。

特に、毎日出勤していないパート職員さんにも確実に共有してもらえるような方法を確立できていれば、サービスの質や、働きやすさの向上につながります。いかに効率良くタイムリーに確実に共有できるかが重要となります。

朝のミーティングや申し送りで周知・リマインドする

送迎の出発前、もしくは日中のミーティング中に、口頭で注意事項を伝えましょう。ただし、朝のバタバタとする時間帯では、あまり時間をかけられないため、直前のリマインド効果として行ってください。

スマホの電話帳にマンションの部屋番号を記載する

たとえば、マンションにお住まいの方の場合、普段は１Fで合流できていても、電話がつながらず玄関まで迎えに上がるときってありませんか？

「何号室だったっけ？事務所に電話して確認しなきゃ（汗）」とやや焦ることも。

送迎時に使用するスマホの電話帳に、はじめから「506号室」と記載していれば、すぐにお部屋まで迎えにあがることが出来ます。

氏名の後ろに追記　または　スマホ電話帳のメモ欄に入力しておく

スマホに一つずつ登録する必要はありません。データ同期方法は、赤外線、ショートメール、Bluetooth、電話帳共有アプリなどを使えば簡単に行えます。

読んだらチェック　小さなホワイトボードに更新情報を記載する

出勤時に読めるよう送迎表のそばに配置します。

タイムリーな変更情報の共有は、どれだけ便利な時代になってもアナログで伝える必要があります。

LINEワークスなどの共有ツールを使っても、その情報を自身で掴みに行かない職員さんもいるためです。

誰に伝えて、誰に伝えていないかを把握できる仕組みとして、ホワイトボードを活用する方法も効果的です。

職員の名前を油性ペンで書いておき、読んだら○を付けてもらえば、伝える側の労力が省力化できます。誰に伝わっていないのかがすぐ分かるのも便利です。更新日付を記しておくのもポイントです。

ケース記録やケア会議などで、改めてリマインドする

ケース記録やケア会議などでも共有の念押しをします。

職員によっては、申し送りで聞いてはいたが、間違って解釈をしてしまっている場合があります。また口頭だけでなく、文面でも伝えることで、職員側から「これはこういうことでOKですか？」と確認してきてもらうことにつながります。

新規利用者の場合、利用開始時に決めたルールを変更することもしばしば。改めて統一すべきルールとして周知する場合にも有効です。

まとめ

フロアでの業務であれば、職員が迷えば相談員や常勤職員に確認して進めることが出来ますが、送迎時は職員一人ひとりがその場で判断できる必要があります。

また、しっかりと申し送りや情報共有がなされているかを、ご利用者本人やご家族は良く見ています。信頼を得るか、信頼を失うか、大きなポイントとなります。

職員一人ひとりにしっかりと伝えることを徹底することで、ご家族の信頼を得ることで、サービスの質の維持向上、事業所の評判があがります。丁寧な仕事は、稼働率の維持にもつながりますね。